Gut organisierte Arbeitsprozesse und fachkundige Mitarbeiter sind das Herzstück jedes gewinnbringenden Unternehmens. Das gilt insbesondere im Rechnungswesen und der Finanzbuchhaltung. Manchmal mangelt es jedoch gerade hier an geschultem Personal und dringender Handlungsbedarf entsteht.

Unvorhergesehenen Vakanzen, fehlendes Know-how, verbesserungswürdige Strukturen oder auch anorganisches Wachstum sind nur einige Gründe, weshalb du dir vielleicht Gedanken über Verbesserungsmöglichkeiten deiner Finanzbuchhaltung machst. Besonders Start-ups haben oft wenig Praxis mit Buchhaltung und finden diese Arbeiten kompliziert und ausgesprochen lästig.

Hier komme ich ins Spiel. Meine jahrelange Erfahrung als Interim Finanzbuchalter ermöglicht mir eine externe Sicht auf die Abläufe in deinem Unternehmen. Gerne stehe ich dir mit meiner Expertise zur Seite und helfe dir bei der Umsetzung gemeinsam ausgearbeiteter Strategien. Mein Antrieb ist es, Optimierungspotenziale zu erkennen und dein Unternehmen auf Erfolgskurs zu führen. Ich habe stets das Ganze im Blick und unterstütze dich tatkräftig bei der Verwirklichung deiner unternehmerischen Ziele.

Ich evaluiere den Ist-Zustand, optimiere strategisch relevante Strukturen und Arbeitsprozesse und schaffe damit eine deutliche Effizienzsteigerung deiner Finanzbuchhaltung. Beispielsweise beschleunigst du mithilfe digitaler Lösungen in der Finanzbuchhaltung zahlreiche Arbeitsabläufe. Durch effektive Prozessautomatisierungen lassen sich oftmals bis zu 60 Prozent Kosten einsparen. Unabhängig von deiner Unternehmensgröße oder Branche möchte ich dir im Folgenden nur einige Gründe für eine digitale Buchhaltung nennen.

• 1. Informationen jederzeit und überall verfügbar
• 2. Geringerer Ablageaufwand und bessere Verfügbarkeit der Daten
• 3. Kostenreduktion bei Material und Archivierung
• 4. Effizienzsteigerung dank digitaler Lösungen
• 5. Finanzüberblick in Echtzeit ermöglicht schnelle Unternehmensentscheidungen
• 6. Ein externer Finanzbuchhalter verschafft dir mehr Zeit für deine Kernkompetenz
• 7. Fit für die Zukunft durch gute Beratung der Finanzbuchhaltung

1. Informationen jederzeit und überall verfügbar

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil der digitalen Lösungen liegt im jederzeitigen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Rechnungen, Belege, Auswertungen und Bilanzen – mit einem Dokumentenmanagementsystem hast du deine Unterlagen immer im Blick. Du kannst die Abläufe deiner Finanzbuchhaltung wesentlich effizienter gestalten und Arbeitsprozesse beschleunigen. Informationen stehen dem richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit zur Verfügung. In der digitalen Buchhaltung kannst du nicht nur nach Schlagwörtern suchen, sie beinhaltet auch eine Volltextsuche, wodurch du mit wenigen Klicks das Gesuchte findest. Rechnungen können vom Home-Office oder von unterwegs freigegeben werden. Besonders in Zeiten von Corona ist der zeit- und ortsunabhängige Zugriff befugter Mitarbeiter auf Unternehmensdaten essenziell. Freigabe- und Bearbeitungsprozesse können rasch und ohne aufwendige Rückfragen erfolgen.

2. Geringerer Ablageaufwand und bessere Verfügbarkeit der Daten

Durch die Digitalisierung der Belege entfällt lästiger Papierkram. Zeitaufwendiges und nerviges Suchen in Ablageordnern gehört der Vergangenheit an. Häufig bekommst du Rechnungen und Belege bereits digitalisiert und brauchst sie nur noch als PDF zu speichern. Mit einem Dokumentenscanner lassen sich Papierbelege einfach und rasch digital einlesen. Sind sie erst mal digital erfasst und nach der DSGV sicher gespeichert, kannst du die Papierbelege vernichten. Die Buchhaltungssoftware bietet dir immer einen Überblick über deinen Zahlungsverkehr und dient als Schnittstelle zu anderen Bereichen deines Unternehmens sowie zu deinem Steuerberater. Mit cloud-basierten Systemen hast du darüber hinaus jederzeit auch vom Home-Office Zugriff auf deine Daten.

3. Kostenreduktion bei Material und Archivierung

Mit der Digitalisierung deiner Buchhaltung reduzierst du die Kosten deines Betriebes und schonst darüber hinaus noch Ressourcen. Digitale Rechnungen müssen nicht gesondert ausgedruckt werden. Neben jeder Menge Papier sparst du dir zudem Druckkosten und minimierst dein Papierarchiv. Natürlich musst du auch die digitalisierten Rechnungen und Belege gemäß den Vorgaben des Finanzamtes eine bestimmte Zeit lang aufbewahren, um keinen Ärger zu bekommen. Allerdings benötigst du keine extra Lagerräume, da sämtliche Unterlagen am PC gespeichert und archiviert werden. So kommst du dem papierlosen Büro einen weiteren Schritt näher.

4. Effizienzsteigerung dank digitaler Lösungen

Von der Digitalisierung profitieren alle Abteilungen eines Unternehmens. Sie erleichtert die tägliche Arbeit und hilft dir gleichzeitig besser und effizienter zu arbeiten. Die erhebliche Zeitersparnis automatisierter Prozesse wirkt sich spürbar auf sämtliche Abläufe in deinem Betrieb aus. Der Arbeitsaufwand in der Buchhaltung minimiert sich und gibt Mitarbeiter für wichtigere Tätigkeiten frei. Buchhaltungsprogramme beschleunigen das Forderungsmanagement, bereiten Steuerdaten für das Finanzamt auf und erleichtern die Kommunikation mit deinem Steuerberater. Smarte Buchhaltungssoftware mit einer sogenannten Bankintegration ermöglicht dir die Bezahlung von Rechnungen direkt aus dem Softwareprogramm heraus. Buchhaltung verbindet sich mit Banking und hilft die Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen. Ein unmittelbarer Nutzen der Prozessautomatisierung ist somit schnell für alle beteiligten Abteilungen zu erwarten.

5. Finanzüberblick in Echtzeit ermöglicht schnelle Unternehmensentscheidungen

Bei allen Unternehmensentscheidungen leisten die Vorteile einer digitalen Buchhaltung einen wertvollen Beitrag. Zahlen und Daten sind auf Knopfdruck in Echtzeit abrufbar. Manuelle Kontierungen und Buchungen nehmen ab und Prozesse werden automatisiert. Berichte und Bilanzen sind aufgrund Echtzeit-Daten up to date, sodass du immer über die Einnahmen- und Ausgabensituation deines Unternehmens informiert bist. So erkennst du Entwicklungen und Trends früher und kannst auf veränderte Marktanforderungen schneller reagieren, sowie Wachstumspotenziale gezielt ausschöpfen. Finanzbuchhaltung und Controlling fungieren als Impulsgeber für das gesamte Unternehmen und unterstützen dich maßgeblich bei betrieblichen Entscheidungsprozessen.

6. Ein externer Finanzbuchhalter verschafft dir mehr Zeit für deine Kernkompetenz

Die Beschäftigung eines guten Interim-Finanzbuchhalters hat darüber hinaus noch weitere Vorteile. Du musst dich nicht um Belege, Buchungen, Monats- und Jahresabschlüsse kümmern und kannst dich voll auf dein Kerngeschäft fokussieren. Besonders klein- und mittelständische Unternehmen profitieren nicht selten vom Know-how eines externen Spezialisten. Das trifft insbesondere dann zu, wenn das Unternehmen wächst und der Buchhaltungsaufwand steigt. Doch nicht nur du selbst, auch deine Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere unternehmerische Tätigkeiten und den Blick frei für neue kreative Geschäftsideen. Rekrutierungskosten reduzieren sich, da kein neues Personal für die Buchhaltung eingestellt werden muss. Gesonderte Schulungen und Fortbildungen im Unternehmen sind nicht erforderlich, da ein professioneller Finanzbuchhalter finanz- und steuerrechtlich immer am neuesten Stand ist und sein Wissen in dein Unternehmen einbringt.

7. Fit für die Zukunft durch gute Beratung der Finanzbuchhaltung

Nicht zuletzt wird dein Unternehmen durch optimierte Prozesse im Finanzwesen – wozu auch die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung zählt – fit für die Zukunft. Mit individuellen Taktiken und innovativen Lösungen lassen sich Kosten deutlich senken, die Produktivität steigern und smarte Strategien in zukunftsträchtige Technologien entwickeln. Immer mehr Betriebe setzen auf digitale Zahlungsmodelle über E-Payment Anbieter, weshalb die nahtlose Implementierung dieser Dienste in Zukunft spürbar wichtiger wird. Professionelle Unterstützung durch einen auf diese Prozesse und Strukturen spezialisierten Finanzbuchhalter trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung deines Unternehmens bei.

Denke immer daran: Die Finanzbuchhaltung ist ein bedeutendes Instrument der operativen Unternehmenssteuerung und wichtig für deine betrieblichen Entscheidungen. Ich stehe dir gerne als Interim Finanzbuchhalter zur Seite, wenn auch du deinen Workflow optimieren möchtest. Kontaktiere mich am besten noch heute.

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https://start.docuware.com/de/blog/dokumenten-management/digitalisierung-im-rechnungswesen
https://www.diamant-software.de/blog/gruende-digitalisierung-buchhaltung/
https://domonda.com/digitale-buchhaltung/10-gute-grunde-fur-digitale-buchhaltung/
https://blog.pleo.io/de/10-schritte-zur-digitalen-buchhaltung
https://www.ricoh.de/news-events/blog/7-tipps-fur-eine-erfolgreiche-digitale-buchhaltung/
https://www.rechnungswesen-portal.de/
https://sevdesk.at/blog/buchhaltung-outsourcing/