Buchhaltung 4.0

Mit dem Interim Finanzbuchhalter zur Buchhaltung 4.0

  • September 27th, 2022
  • Allgemein
  • Dennis Kulla

Globaler Wettbewerb, hoher Kostendruck und zunehmender Fachkräftemangel zwingen heute auch den Mittelstand zur Digitalisierung des Rechnungswesens. Im starren Korsett der gesetzlichen Vorgaben muss jedes Unternehmen in der Lage sein, flexibel auf die sich ständig ändernden wirtschaftlichen Bedingungen zu reagieren. Auch dein Unternehmen, ob klein oder groß, benötigt ein aktives Management aller erfassten Informationen. So kannst du die Vorteile der digitalen Systeme für die Steuerung der betrieblichen Prozesse optimal nutzen. Im Alltagsgeschäft gelingt es jedoch meist nur selten, diese Herausforderung zu meistern. Hier lohnt es sich, die Hilfe eines auf die Digitalisierung spezialisierten Interim Finanzbuchhalter in Anspruch zu nehmen.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung für das Rechnungswesen?

Die EDV-gestützte Buchhaltung ist längst ein alter Hut. Wer glaubt, mit der Einführung einer Buchhaltungssoftware die Möglichkeiten der Digitalisierung bereits ausgeschöpft zu haben, irrt gewaltig. Themen wie der digitale Rechnungsworkflow, das automatisierte Buchen, die abteilungsübergreifende Datennutzung und die digitale Archivierung bieten Lösungen auch für das Rechnungswesen kleiner und mittelständischer Unternehmen. So können die Chancen im Wettbewerb mit großen Konkurrenten gewahrt werden. Als drei der wichtigsten Ziele der Digitalisierung gelten:

  • die Kostensenkung in der Verwaltung
  • die Erhöhung der Flexibilität der Geschäftsprozesse und
  • die Optimierung der betrieblichen Steuerung

Zielorientiert und punktgenau eingesetzt bringt die Digitalisierung viele Vorteile, denn sie

  • modernisiert die Prozesse, setzt Ressourcen zielgerichteter ein und führt so zu einer Effektivitätssteigerung in der Finanzbuchhaltung
  • erlaubt die Erfassung und Auswertung enormer Datenmengen und erleichtert damit die Unternehmenssteuerung
  • erhöht das Tempo in der Verwaltung, spart Manpower und ermöglicht dann eine Effizienzsteigerung in der Finanzbuchhaltung
  • erlaubt schnelle Entscheidungen im eigenen Haus und schafft so die Voraussetzung für eine aktive Gestaltung der Prozesse und
  • verbessert die Liquidität.

Die rechtlichen Grundlagen für die Digitalisierung sind gelegt.

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung kennt jeder, der sich mit dem Rechnungswesen und dem Controlling beschäftigt. Sie legen die Grundlage für die Abläufe in der Buchhaltung – und sind mit der Veröffentlichung durch das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zur „ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (oft auch als GoBD 2020 bezeichnet) in das heutige digitale Zeitalter überführt worden. Damit gibt es grünes Licht für die Nutzung moderner Systeme wie Smartphone, Apps und automatisierte Buchungen.

Warum sollte sich ein Interim Finanzbuchhalter um das Management der Datenqualität kümmern?

Bei der Beratung der Finanzbuchhaltung vertraust du deinem Steuerberater, denn er ist Spezialist auf seinem Gebiet. Warum nicht auch bei der Digitalisierung des Rechnungswesens die Unterstützung eines Experten sichern? Ein externer Finanzbuchhalter ist hierbei nicht in die tägliche Buchhaltung eingebunden. Er verschafft sich unternehmensweit einen Überblick, so kann er aus einer Vogelperspektive die Prozesse beobachten, beurteilen und neue Denkweisen anstoßen. Das ist wichtig, um alle Bereiche von der Beschaffung über die Leistungserbringung bis hin zu Buchhaltung und Controlling in den Prozess der Veränderung einzubeziehen. Ein aktives Management aller Daten und deren Qualität vermeidet Insellösungen und legt so die Basis für die optimale Nutzung aller Systeme.

Ein Interim Finanzbuchhalter behält so auch den notwendigen Abstand, um anschließend den gesamten Umstellungsprozess zu begleiten. Je nach Größe deines Unternehmens solltest du dafür genügend Zeit einplanen. Bis alles gut läuft, können bis zu zwölf Monate vergehen. Ein Interim Finanzbuchhalter wird dabei schrittweise vorgehen:

  1. Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs im Unternehmen und Erfassung der Ausgangsdaten
  2. Erstellung eines Konzeptes für die Anforderungen an Datenqualität und Informationsmanagement sowie dessen Vorstellung im Unternehmen
  3. Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen, einschließlich Schulung der Mitarbeiter
  4. Kontrolle und Prüfung des Ergebnisses und Durchführung von Korrekturen
  5. Vornehmen von Anpassungen auf geänderte Bedingungen

Vielfältige Möglichkeiten auf dem Weg zur Buchhaltung 4.0

Buchhaltungssoftware oder ERP-System, Tools für die Datenanalyse, Controllingwerkzeuge, Apps, cloudbasierte Möglichkeiten – die Suchmaschinen im Internet werfen dir Tausende gutgemeinter Ratschläge aus. Allein unter dem Stichwort „KI gestütztes Buchen“ gab es heute Morgen 313.000 Treffer auf deutschsprachigen Seiten. Und die Entwicklung geht rasant weiter. Ein in diesem Bereich erfahrener Interims Finanzbuchhalter wird dir genau die Varianten heraussuchen, die zu deinem Unternehmen und zu deinem Budget passen. Dabei müssen die Maßnahmen nicht immer gleichzeitig eingeführt werden, durch eine geschickte Planung lässt sich die Digitalisierung Schritt für Schritt durchführen.

Im Folgenden einige Denkanstöße:

  • Leistungsstarke und GoDB2020-konforme Software verknüpft die Finanzbuchhaltung mit der Rechnungsfaktura, dem Mahnwesen und dem Bankingprogramm. Excel und Word oder gar Papierformulare der Bank gehören der Vergangenheit an. Neben Zeitersparnis bringt das vor allem Rechtssicherheit. Damit kannst du auch bei der nächsten Prüfung des Finanzamtes punkten.
  • Künstliche Intelligenz gibt es auch in der Buchhaltung – automatisierte Buchungssysteme erkennen häufig auftretende Geschäftsvorfälle und lernen, welche Sachkonten auszuwählen sind. Das bringt enorme Zeitvorteile, wenn du zum Beispiel auf Knopfdruck viele Debitorenzahlungen automatisch buchen und die Konten ausziffern lassen kannst.
  • Intelligente Software vergleicht Bankbestände mit offenen Verbindlichkeiten und deren Fälligkeit und unterbreitet optimierte Zahlungsvorschläge, mit denen sich Skontofristen am besten nutzen lassen – optimiere deine Liquidität.
  • Digitale Belegerfassung und Dokumentenmanagement vervielfachen die Informationen, die erfasst und ausgewertet werden können. Wissen ist Macht – die Auswertungen können für Marketing und Kundenbetreuung, aber auch für betriebswirtschaftliche Auswertungen genutzt werden.
  • Eine digitale Archivierung spart Lagerplatz und erleichtert durch eine Volltextsuche bei den Dokumenten den Überblick. Organisierst du sie bei einem verlässlichen Partner in der Cloud, automatisierst du gleichzeitig die Datensicherung.
  • Ein digitaler Rechnungsworkflow vereinfacht die Abläufe zwischen den Abteilungen, ermöglicht eine digitale Ablage und hilft so der Umwelt. Das unterstützt auch die Arbeit der Angestellten im Homeoffice.
  • Die Nutzung von Apps und Smartphones für die Erfassung von Reisekosten und die digitale Übermittlung von Belegen spart Zeit und beschleunigt die Abrechnungen.
  • Die Speicherung von Daten in der Cloud erlaubt den Zugriff durch verschiedene Nutzer von einem beliebigen Standort. Vernetzte Abteilungen oder Betriebsstätten greifen so auf identische Daten in Echtzeit zu – ohne Zeitverluste steigt die Qualität der Arbeit.
  • Über Schnittstellen erfolgt eine papierlose Kommunikation, zum Beispiel mit dem Steuerberater, dem Finanzamt oder deiner Bank. Profitiere so von kurzen Wegen und einer gesetzeskonformen einheitlichen Darstellung deiner Geschäftsvorfälle.

So findest du den passenden externen Finanzbuchhalter

Ein Experte für die Digitalisierung des Rechnungswesens sollte natürlich über beste Kenntnisse der Buchhaltung und des Controllings verfügen. Erfahrungen in der Beratung von Unternehmen lassen sich am besten mit Referenzen dokumentieren. Formuliere deine Wünsche so konkret wie möglich und lasse dir dann ein Angebot eines Interim Finanzbuchhalters erstellen.

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